Не изпращайте писма до гражданите без да се подпишете с името си, съветва читателят
Електронното общуване отдавна се наложи като основен начин за комуникация в ХХІ век. Компаниите кореспондират чрез мейли с клиентите, с партньорите, както и със самите служители. Старото хартиено писмо остана като стандарт за изпращане на официални покани или поздравителни адреси. Знаем ли обаче как да водим правилно кореспонденцията си в интернет? Служебните пощи изобилстват с лоши примери – официални писма без адресати и адресанти, изпълнени с множество правописни и пунктуационни грешки, а понякога дори и с фактологически неточности; мейли на организации, пратени от непознати и дори лични адреси; писма, които приличат на спам.
За едно такова писмо от официална институция, пратено без тема и без подпис, ни сигнализира наш читател, възмутен от начина на водене на служебна кореспонденция, след като е изпратил електронна
жалба. Публикуваме сигнала и го препращаме за коментар към институцията – Комисията за защита на личните данни.
"Благодаря за изпратения документ и за разглеждането на моята жалба. Не мога да скрия възмущението си, обаче, от начина, по който тази държавна институция води и оформя своята електронна
кореспонденция. Ето какво преживях, получавайки това Ваше писмо:
1. Получих писмо от непознат за мен адрес (съкращението kzld първоначално не ми проговори нищо), освен това и ненаименован. Моят адрес е хххххххх@abv.bg, но като получите това писмо, на реда за
подател освен адреса ще видите и името ми - хххххххххххх, а във Вашето писмо такова име няма.
2. Получих писмо без никаква тема - значи изпращачът няма за какво конкретно да си говори с мен.
3. Горните две точки, в допълнение с факта, че писмото съдържаше и прикачен файл, за мен бяха пълно основание да го класифицирам като злонамерено или спам и натиснах бутона за "СПАМ" без изобщо да
посегна да го отварям.
4. Полюбопитствах и потърсих в google да разбера колко масова е спам атаката от подател kzld и с изненада установих, че това е съкращение на Комисията за защита на личните данни.
5. Сетих се, че бях подала жалба до КЗЛД и чак тогава счетох, че КЗЛД би имала повод да ми пише, и че бих могла да се осмеля да отворя писмото.
6. Очаквах, освен прикачения файл, писмото да съдържа и някакъв текст с описание какво ми се изпраща. Вместо това, прочетох само надписа по-долу и това отново затвърди опасенията ми за злонамерено
писмо, в което всеки много лесно би изписал текста и адреса по-долу.
7. Продължих с колебанието си дали да отворя прикачения файл или отново да игнорирам цялото писмо. Актуализирах всички възможни защити на компютъра си и чак тогава отворих файла със страх.
И така след всички тези емоции и колебания, описани в 7-те стъпки по-горе, преодолявайки огромната вероятност да бъде изтрит без да достигне до получателя си, този документ вече беше в мои
ръце.
Във връзка с това, на фона на всички злодеяния в Мрежата, надгражданата с години дисциплина на нейните редови потребители и масово разгласяваните съвети за електронна безопасност (като например да
не отваряме писма от непознат подател, писма без тема и непоискани прикрепени към пощата файлове), искам да Ви помоля:
Ако за вас е важно изпратените писма и документи да достигнат до клиентите, за които са предназначени,
•не изпращайте писма до гражданите без да се подпишете с името си в секцията за адрес на изпращача;
•не изпращайте писма без тема;
•не изпращайте писма с прикачени файлове, без допълнително описание (макар и кратко) с текст в тялото на съобщението за предназначението и съдържанието на прикрепения файл.
При неспазени тези елементарни условия за електронна комуникация, Комисията не може да бъде разпозната като благонадежден изпращач и има вероятност важни документи да бъдат изтрити без изобщо да
бъдат отворени от своя получател. Освен това, сега като Ви пиша в отговор на полученото писмо, вие нито от текста, нито от темата има как да разберете в отговор на какво Ваше писмо Ви пиша, и ако
проявите поне малко любопитство, ще се наложи да си търсите в изходящата поща, ако пазите такава.
Не съм инструктор по Интернет безопасност, но тези правила са задължителни и безусловни за мен, на тях уча и своето дете. Очаквам и официалните държавни институции да ги спазват.
Благодаря за вниманието! Желая успех във Вашата дейност!
С уважение,
ххххххххххххххххх"
